Comment Bien Gérer son Départ en Vacances ?

Partir en vacances quand on a une vie professionnelle très intense est un véritable challenge. Il est pourtant indispensable de prendre le temps de faire une vraie coupure afin de recharger les batteries. Alors comment s'y prendre ? Quelques pistes.

S'organiser à l'Avance

Au delà des avantages financiers à s'organiser à l'avance (billets moins chers, plus de disponibilité), s'organiser à l'avance est particulièrement utile afin de partir sereinement. C'est indispensable pour vous mais aussi pour vos équipes et vos collaborateurs. Le meilleur moyen de faire une vraie coupure, c'est justement de bien s'organiser. Idéalement, il faut éviter une interruption dans l'équipe, donc privilégier le dialogue pour que chacun puisse partir à son tour sans que l'équipe ne soit impactée. Nous avons chez JOONE un roulement des départs en vacances où les Managers et les C-suite enchaînent les départs en vacances pour qu'il y ait toujours une personne décisionnelle sur place.

Prévoir un Handover

Avant de partir, indispensable de préparer un handover conséquent qui liste tous les sujets en cours qui nécessiteront une attention particulière, et tous les sujets en cours qui n'en nécessitent pas. Pourquoi ? Car ce sont souvent ces sujets qui génèreront des conflits d'organisation et des urgences. David, mon Chief Growth, nous a fait un long document de Handover avant ses 3 semaines de vacances pour lister tous les sujets, classés du plus importants / urgents aux plus triviaux, en indiquant qui dans son équipe était référent sur les sujets en question. Cela nous a permis d'être très rassurés sur la continuité des projets.

Préparer son Retour

Le meilleur moyen de partir est de prévoir comment rentrer. Cela parait idiot, mais c'est le seul moyen de préserver son capital vacances, afin d'éviter que tout le repos accumulé pendant les vacances ne soit détruit dès le premier ou le deuxième jour. Il faut donc partir en ayant ses trois premières semaines de travail organisées et préparées. C'est un peu comme un diner où l'on vient en mettant les pieds sous la table: cela permet de revenir tranquillement sans s'angoisser sur des sujets que l'on découvre au dernier moment.

Déléguer avec Efficacité

Les vacances sont le moment parfait pour tester ses collaborateurs sur leur autonomie, leur capacité à prendre des décisions, et à s'organiser sans vous. Avant de partir, faire un tour des OKR et des responsabilités qui leur incombent et classer les projets en fonction des niveaux de décisions à prendre et lister les seuils de prises de décisions qu'ils peuvent prendre seuls : cela peut être un montant (toute dépense au dessus de XX) ou bien un timing (toute décision dont l'impact est à moins de 3 mois), mais cela permet de responsabiliser les collaborateurs sur les décisions à prendre.

Prévoir les Urgences

Enfin, il faut accepter que certaines urgences arriveront. Nous avons eu par exemple l'an dernier le cas d'une jeune femme qui nous avait sollicité pour obtenir des produits dans le cadre d'une opération caritative, et nous avions mis une réponse automatique car tout l'équipe était en vacances. Les réseaux sociaux se sont emparés du sujet et en quelques heures, nous avons pu prendre le sujet, décider d'une ligne de conduite rapide. Partagez votre numéro de téléphone avec vos équipes (chez JOONE, tout le monde a mon portable et peut m'appeler n'importe quand), et créez des groups WhatsApp d'urgence. Vous pouvez partir avec votre ordinateur si vous ne vous autorisez à l'ouvrir qu'en cas d'urgence grave et absolue :)

Alors partez rassurés et sereins, et ne culpabilisez pas de couper ! C'est aussi indispensable pour assurer l'avenir que de tout donner au quotidien !