Comment bien Onboarder un Nouveau Salarié en Start-Up ?

Après avoir abordé la thématique du recrutement, il nous faut désormais aborder celle, tout aussi indispensable, de l'onboarding. En effet, ce qui fera le succès d’une bonne collaboration sur le long terme passe par la réussite de la période d’essai qui doit se faire sur les bases communes trouvé entre la start-up et son nouveau salarié.

Size Matters

L'onboarding va grandement de la taille de l’entreprise. Chez JOONE, tant que nous étions 10 ou 15, il nous était très facile de mettre quelqu’un en marche en une petite journée. Pourquoi ? Cela tient à la culture très orale d’une start-up dans ses débuts. En effet, rien de plus facile quand on est peu nombreux de prendre le temps d’expliquer un à un son travail et comment les gens sont amenés à interagir ensemble à l’avenir. Cela se complique beaucoup quand on passe certain seuil de salariés.

Dans l’histoire de JOONE c’est une transition dans laquelle nous n’avons honnêtement pas été très bon à partir du moment où nous avons été une petite vingtaine. En effet le format oral ne s’y prêtait plus, les arrivées étaient plus fréquentes et et les salariés présents avaient parfois l’impression de refaire énormément le même discours pour des nouveaux arrivants qui, vu leur spécialisation, ne se sentaient pas toujours concernés.

Et c’est bien normal : une start-up en hyper croissance va recruter dans sa deuxième phase de vie des gens beaucoup plus experts que les profils plus généralistes (mais tout aussi talentueux) des premiers jours, afin d’ adresser les besoins spécifiques grandissant de la boîte.

Lancement de La JOONE Academy

Début 2020 j’ai discuté de ce problème d'onboarding et de comment réussir à transmettre sans passer par l'oralité avec Antoine Le Conte, le fondateur de CHEERZ, qui m’a parlé de son programme d'onboarding qu’il appelait la CHEERZ Academie. Je trouvais ça particulièrement inspirant et nous avons décidé avec Maria, ma chargée RH, de réfléchir à la mise en place un système s’en inspirant chez JOONE. Nous avons donc défini un programme d’accueil qui est commun à tous les nouveaux arrivés et qui se répète cinq fois par an. Chaque nouvel arrivant quelque soit son statut vais donc effectuer la JOONE academy pendant deux à trois semaines tout en commençant à côté sa prise de poste opérationnelle.

Onboarding general

La partie générale correspond à ce qui est obligatoire pour tout le monde :

Comprendre la vie du bureau ainsi que toutes les fonctionnalités quotidiennes dont vont avoir besoin tous les Jooonies
Entrainement au service après-vente, afin d’ être en contact direct avec les clients et de comprendre quels sont leurs besoins et comment nous les adressons. À titre d’exemple tous les salariés de Louis Vuitton passent une semaine à la vente au flagship des Champs-Élysées afin d’ être au contact direct avec les clients et les produits.
Présentation de la relation client et de nos différentes opérations
Comprendre la marque et la vision de joone
Présentation de l’intégralité des produits, notamment car nous avons une majorité de salariés non parents qui ne connaissent pas toujours les usages précis.
Présentation de toutes nos différentes plates-formes de vente, digital et physique.
Présentation de toutes les usines et de nos partenaires
Présentation des master KPI de JOONE, et comment nous les trackons.
Et enfin présentation des valeurs de JOONE, qui est la seule présentation que je fais moi-même afin de m’assurer que chacun des nouveaux arrivants comprend bien quelles sont les valeurs sur lesquelles j’ai fondé la boîte.

Chaque session dure entre une et trois heures et à la fin de la session chaque JOONIE doit envoyer un feed-back à son manager et au patron de l’équipe afin de vérifier que tout a été bien assimilé.

Onboarding équipe

Chaque équipe, qui sont chez JOONE au nombre de six, propose ensuite des formations plus spécifiques qui seront suivies par tous les nouveaux arrivants de cette équipe. Elles peuvent être également suivie par des arrivants dans d’autres équipes si leurs managers estiment que cela est nécessaire.

Dans l’équipe marketing par exemple, nous présentons notre panel d’influenceuses et les relations que nous entretenons avec elles, nous présentons les Personna, qui correspondent aux clients types de JOONE, nous présentons l’intégralité de la charte graphique, et de notre charte éditoriale à travers le JOORNAL.

Cela permet à chaque membre de l’équipe de comprendre qui fait quoi de manière plus concrète et aussi de mettre l’accent sur les segments qui nous sont très importants au marketing en l’occurrence la communauté et le design.

Chaque équipe propose un onboarding différent avec plus ou moins de sessions.

Onboarding individuel et en ligne

Arrive ensuite le temps de la formation individuelle qui permet notamment d’adresser le besoin très spécifique du poste. Cela inclut aussi en cas de handover la passation entre l’ancien et le nouveau Joonie. Les formations individuelles se font au cas par cas et sont souvent complétées de formations en ligne chez Open Classrooms ou d'autres plateformes américaines qui permettent soit la découverte d’un angle intéressant soit la mise à niveau d’une compétence. Le rendu de la formation spécifique se fait plus fréquemment sous forme de slide afin de commencer à travailler sur les trois projets à rendre.

L'onboarding individuel, c'est aussi la mise en place de nombreux 1:1 avec le manager et le directeur d'équipe afin de faciliter l'échange et de débuter les rituels qui seront ensuite répétés toutes les semaines.

Les trois projets

Nous avons mis en place trois rendus à trois temps stratégique de l'onboarding.

Un premier travail doit être effectué la première semaine, il s’agit fréquemment d’une exécution ou d’une production afin de ne pas rester uniquement dans la théorie et de valider que les compétences mises en avant lors de l’entretien sont bien présentes.

Un second travail doit être rendu à la fin du premier mois. Il s’agit d'une roadmap précise et détaillée d’un premier projet en utilisant les différents outils qui ont été présentés pendant les trois semaines de JOONE academy.

Un troisième travail est rendu à la fin du premier quarter, proche de la fin de la période d’essai. Il consiste en la complétion réussie du projet qui a été proposé dans l’étape deux.

Ces trois différents projets nous permettent de voir la qualité du travail rendu, l’optique stratégique du nouvel arrivant, ainsi que son alignement avec la stratégie globale de joone.

Sur quoi mettre l’accent ?

Chaque onboarding sera très différent d’une entreprise à une autre. Nous sommes nous-mêmes passé par plusieurs phases et avons trouvé aujourd’hui un équilibre avec la JOONE Academy qui plaît énormément aux nouveaux arrivants. Ils se sentent très accompagnés dans leur prise de poste et ont le sentiment de débuter avec tous les outils dont ils ont besoin.

La priorité chez nous est mise sur la communauté, le produit, et les valeurs. En effet les rares écueils de recrutement que nous avons pu avoir par le passé étaient principalement liés à un désalignement sur les sujets de valeurs ou une limitation sur les compétences. La JOONE academy nous permet de répondre de manière rapide et efficace à ces sujets.