Comment Bien Préparer un Board ?

La rentrée est synonyme de reprise des rituels, notamment des boards, ou comité de direction. Alors qu'est ce qu'un board ? comment l'organiser ? Quelques éléments de réponse.

Qui Participe ?

Un board est composé des board members tels que définis par le pacte d'associés. Cela comprend généralement les associés et les investisseurs, mais pas uniquement ! Peuvent aussi assister au board les membres du comité exécutif (la fameuse C-Suite, CMO, CFO, etc), en fonction des projets à présenter, mais aussi des board members indépendants ou invités qui ont pour oeuvre de poser un regard extérieur, apporter une expertise unique sur le business. Chez JOONE, nous avons la chance depuis 2018 d'avoir en board member indépendant Odile Roujol, l'ancienne CEO de Lancôme, fondatrice de FAB Studio Venture, qui nous apporte toute son expertise marketing et opérationnelle, tout en m'apportant à titre personnel beaucoup d'insight sur le leadership.

Quelle Fréquence ?

Nous avons pour habitude de faire un board par Quarter, généralement à fin du Quarter, c'est à dire mi-octobre après la fin de Q3, mi-janvier à la fin de Q4 etc. Je trouve que le format de quatre board par an permet de bien avancer, de ne pas perdre le fil, sans que cela soit trop bloquant ni trop contraignant en préparation.

Quel Format ?

Nous avons adopté le format proposé depuis quinze ans par Sequoia Venture qui résume excessivement bien les différentes informations qui doivent être transmises.

On commence par un CEO update qui permet de faire une rétrospective sur les projets, les lancements, et de faire un point sur les sujets du jour. Ensuite un gros morceau est la revue des métriques (financières, croissance, PNL) qui est chez JOONE rarement une surprise car nous avons aussi beaucoup d'échanges tous les mois sur nos chiffres. La partie Company Building est un peu plus longue chez nous que 15 minutes, car nous faisons un point sur chacune des équipes. Et on termine par les sessions Deep Dive qui permettent de discuter avec le board des sujets stratégiques

Envoyer un Deck Complet

Avoir un support permis d'avancer plus rapidement sur les sujets, et surtout de donner du support en amont. Beaucoup plus simple en effet que tout le monde lise avant les sujets pour qu'on puisse se concentrer sur les sujets incompris ou demandant précisions. Nos board deck font en général une centaine de pages pour tout couvrir.

Diffuser un Slider Léger

Une fois le board deck complet envoyé, il faut le dégraisser pour avoir un support plus visuel que l'on appelle le Slider qui nous permet de diffuser les slides, c'est à dire de ne pas avoir des tonnes de textes mais de faire un voice over sur les images. Très pratique, et permet aussi de gagner du temps !

Garder un Focus Elevé

Il est indispensable de ne pas tomber dans un day to day avec votre board: le board est une occasion unique d'échanger sur des sujets très structurants, pas de gérer les petits sujets quotidiens. Le temps de vos board members est précieux, il faut l'utiliser à bon escient. Il est indispensable que garder de la hauteur de vue sur les sujets.